Escrito por En el Reino Unido, el 78 % del papel se recupera y recicla en el país, mientras que el consumo ha experimentado un descenso significativo en la era de la comunicación digital. Aproximadamente 13,2 millones de toneladas de materiales de papel y cartón se utilizaron en el Reino Unido en 2008. Casi 9 millones de toneladas de papel se recuperaron del flujo de residuos. El reciclaje de papel promueve la sostenibilidad con soluciones más ecológicas que dejar que se descomponga en los vertederos.
Aunque la tecnología ha superado al papel en el comercio, esta revolución solo ha producido un impacto moderado en el consumo general. Las principales preocupaciones con respecto al cambio climático ahora impulsan a las oficinas del Reino Unido a sustituir los medios basados en papel y reducir su huella ambiental.
Estadísticas de residuos de papel para las oficinas del Reino Unido
A continuación, hemos compilado estadísticas reveladoras que deberían influir en cualquier empresa para ahorrar dinero, recursos y mejorar la eficiencia:
- Un empleado de oficina consume 10.000 hojas de papel al año. Aproximadamente, 500 hojas por resma o 4 cajas de hojas valoradas en £10 por caja.
- Más de las tres cuartas partes de las 10.000 hojas terminan en el flujo de residuos.
- El alto desperdicio proviene de correos electrónicos impresos innecesarios, ignorando la función dúplex, duplicados agitados e impresora desatendida.
- El consumo de papel a nivel mundial ha aumentado exponencialmente desde 1980.
- Todo el mundo en el Reino Unido engulle una media de 4,48 árboles al año.
- El 40 % de la población del Reino Unido todavía utiliza la comunicación en papel y la mayoría de los formatos electrónicos complementan en lugar de sustituir las copias impresas.
- El papel recuperado ofrece una ventaja económica frente a la fibra virgen. La investigación de WRAP sobre los beneficios ambientales del reciclaje demostró que 8,8 millones de toneladas de papel recuperadas en 2008 evitaron 11 millones de toneladas de emisiones de CO2 equivalente.
- El 76 % de los participantes en una encuesta realizada bajo los auspicios de Loudhouse informaron que imprimían documentos que no eran de oficina todos los días.
- Solo Estados Unidos, con menos del 5 por ciento de la población mundial, utiliza el 30 por ciento del papel del planeta.
- Más del 40% de la celulosa forestal acaba en la síntesis de papel y cartón.
- El papel para imprimir y escribir consume la mitad del mercado estadounidense.
- Los costes de acceso al papel en entornos de trabajo pueden aumentar entre 13 y 31 veces el precio de compra.
- De acuerdo con la información obtenida de AmazingMoves.co.uk, una empresa confiable de mudanzas de oficinas de Londres, el papel y los equipos relacionados han estado en declive. Los trabajadores de esta empresa informaron que encuentran menos papel y equipos como impresoras cuando trasladan negocios a diferentes ubicaciones. En comparación con finales de los 90 y principios de los 2000, las empresas redujeron mucho el uso de papel e impresoras.
- Una encuesta realizada por AIIM en 2010 encontró que el 62% de los documentos en papel esenciales todavía existen en papel. Incluso los documentos enviados para el escaneo de archivos, el 25% termina como fotocopias. Y menos de 1/3 de los originales se rompen deliberadamente después del escaneo.
- La American Forest & Paper Association informó que el papel agregado recuperado para su reutilización promedió £334 por cada ciudadano estadounidense en 2010.
Oficina sin papel: soluciones ambientales sostenibles y a largo plazo
Los ambientalistas y los cabilderos han estado en primera línea para transformar las corporaciones en oficinas sin papel. La Campaña Paperless de 2013 que contó con gigantes tecnológicos como Google Drive proporcionó incentivos como paquetes gratuitos o con descuento para las empresas que se deshacen del papel.
Las impresoras o fotocopiadoras no solo consumen mucha energía, sino que también agotan un preciado recurso natural: el papel. Las implicaciones ambientales de lograr una oficina sin papel han incitado a las corporaciones a desechar el papel. Con más tecnologías en camino, la amplia gama de escáneres y herramientas de administración de documentos continúa aumentando el potencial de las oficinas sin papel.
Una oficina sin papeles hace que el planeta sea más verde al preservar el medio ambiente. Un mercado de papel cada vez más reducido significa que menos árboles terminan en las fábricas. Con el escaneo de documentos combinado con otras herramientas, introduce soluciones sostenibles y mejora la eficiencia. Un entorno de trabajo que consume un mínimo de papel físico en favor de documentos digitales primarios reduce la huella de carbono de su empresa.
Beneficios no ecológicos de una oficina sin papel
Reducir el papel optimizará las operaciones, reducirá los gastos y despejará los espacios de trabajo. Los beneficios de una entidad sin papel van más allá de las implicaciones ecológicas. A continuación se presentan algunas razones por las que debe subirse al carro sin papel.
Reduzca la afluencia de papeleo
Examinar una gran cantidad de papeles requiere más esfuerzo y tiempo. Además, hay que triturar, desechar o archivar. Puede deshacerse de las copias en papel, como extractos bancarios, facturas, informes y facturas, para acceder a ellas por correo electrónico o una cuenta en línea. Reducir las copias en papel también agrega otra capa de seguridad. No será víctima de falsificaciones, pérdida de documentos o acceso no autorizado.
Ordena tu negocio
Una empresa basada en papel acumula desorden que alimenta la confusión y el desorden con archivos esparcidos en diferentes ubicaciones. Los archivos digitales ocupan menos espacio que tener gabinetes montados en las paredes de la oficina. Resulta útil a medida que más y más empresas modernas dan más importancia al espacio.
Accesibilidad y recuperabilidad
Pasarse a lo digital significa que tiene una gran cantidad de datos al alcance de su mano con un sistema de archivo sin papel. Esto mejora la eficiencia en todos los departamentos. La presentación automática elimina el error humano y otras desventajas del papeleo manual. Con un sistema de archivo basado en la nube, puede recuperar datos en diferentes dispositivos. Puede usar herramientas de contabilidad en línea para actualizar su inventario en un santiamén.
El flujo de conocimiento entre los empleados
La polinización cruzada de ideas entre sus empleados es fundamental para el crecimiento y el éxito. Sin embargo, la información en papel dificulta la tarea. Las herramientas de colaboración digital no solo reducen el papel en el entorno de trabajo, sino que promueven el flujo eficiente de conocimiento. Esto une a los trabajadores, fomenta la innovación y evita el acaparamiento de conocimientos. Las herramientas en línea permiten a los trabajadores compartir archivos con un sistema eficiente. Los trabajadores pueden interactuar a través de la nube sin esperar archivos en papel.
Mecanismos de Pago Rápido
Cuando introduzca mecanismos de pago en línea, no se limitará a los horarios bancarios. Tiene acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana a sus fondos, estados de cuenta y gastos. No necesitará facturas en papel, lo que ahorra dinero en copias en papel, franqueo o sobres. También agilizas el pago. Tenga en cuenta que es posible que esto no funcione para todos los clientes. Tienes que designar facturas físicas para estos clientes.
Optimice el cumplimiento normativo
Los impuestos, las licencias y las aprobaciones regulatorias se vuelven más fáciles si adopta la comunicación digital. Por ejemplo, en los EE. UU., el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS, por sus siglas en inglés) agiliza las obligaciones de pago de impuestos. Si solicita el número de identificación del empleador en línea, el IRS responde de inmediato con su EIN. Pero cuando completa formularios físicos y los envía por correo o fax, puede tomar días o incluso semanas obtener su EIN.
