¿Qué imagina en su cabeza cuando se entera de los registros en papel de una empresa? ¿Quizás un sótano completo lleno de columnas de gabinetes o estantes que albergan carpetas llenas hasta el borde de papeles?
Es difícil imaginar tener que pasar por un lugar así para tratar de localizar un solo registro, e incluso con una empresa que es meticulosa en el mantenimiento de sus registros, es probable que las cosas se salgan de lugar.
Cualquier intento de tratar de ubicar un registro en un lugar de ese tamaño, donde la organización es mediocre en el mejor de los casos, sería una pesadilla. Para una pequeña empresa, los registros en papel pueden ser ideales, ya que una pequeña cantidad de interacción requiere mucho menos mantenimiento de registros que las instituciones más grandes que tienen mucha más interacción con el cliente.
A medida que la tecnología crece y se desarrolla, existen soluciones mucho mejores para el mantenimiento de registros y surge una pregunta importante: «¿Se están volviendo obsoletos los registros en papel?»
Ventajas de los registros digitales
Contenidos
Casi todos hoy en día tienen experiencia en el uso de computadoras y el almacenamiento de información en discos duros. Las computadoras permiten a los usuarios almacenar la información y extraer cualquier archivo rápidamente.
Si los archivos no se encuentran en el área de guardado normal, una búsqueda rápida puede localizar los archivos que faltan. La facilidad de usar registros digitales y el hecho de que se requiere tan poco espacio físico para almacenar los registros es un beneficio importante.
La capacidad de acceder, duplicar y enviar registros al instante es una gran mejora con respecto al uso de registros en papel. Los registros digitales se pueden almacenar en el sitio o fuera del sitio y se pueden almacenar en múltiples ubicaciones con un esfuerzo mínimo; por lo general, esto no es fácil de hacer con los registros en papel, ya que la duplicación es una molestia y el movimiento requiere un gran esfuerzo.
Ventajas de los registros en papel
Los registros en papel tienen muy pocas ventajas sobre los registros digitales, pero hay algunas que pueden ser clave para evitar que los registros en papel queden completamente obsoletos. Los registros en papel están disponibles para acceder en cualquier momento, mientras que los registros digitales requieren conexiones de computadora y, a veces, una conexión a Internet (si está fuera del sitio).
Los registros en papel también son más fáciles de proteger, y no hay forma de que los registros se vean comprometidos a menos que alguien ingrese a una empresa y los robe. Esto es importante para las empresas en el campo de la codificación y facturación médica que tienen registros importantes que mantener.
El primer problema no es tan problemático como parece, ya que muchas personas tienen acceso constante a computadoras e Internet con sus teléfonos personales; y una empresa que requiera registros probablemente también debería tener ambos.
Los registros digitales importantes corren el riesgo de perderse por fallas en el disco duro, pero cualquier empresa competente siempre mantiene varias copias de seguridad en varias ubicaciones diferentes. La piratería es otro riesgo de los registros digitales, pero cualquier empresa grande invertirá en software de seguridad de última generación.
Los registros digitales son el futuro
Cualquier empresa que mantenga registros debería actualizarse a registros digitales, ya que no hay razón para elegir registros en papel sobre los digitales. Los beneficios superan por completo los pocos y minúsculos problemas que podrían surgir.
Hoy en día, las computadoras son la clave del éxito comercial y permitirles albergar los documentos más importantes que tiene una empresa tiene sentido.
Ser capaz de almacenar registros de forma segura sin que se ocupe un espacio masivo y sin ningún problema para acceder y duplicar es parte integral de las operaciones comerciales inteligentes.
